नए स्टाफ की ऑनबोर्डिंग: एक 90-दिवसीय चेकलिस्ट जो काम करती है
अस्पतालों और सेवा संस्थाओं में ऑनबोर्डिंग के बारे में शोध क्या कहता है, पहले 90 दिनों के लिए एक चेकलिस्ट, और शुरुआती टर्नओवर को ईमानदारी से कैसे मापें।
Ibrahim Elkobeissi · · 6 min रीडिंग ·
पहले 90 दिन आपकी सोच से कहीं अधिक महत्वपूर्ण होते हैं
एक नया नर्स, तकनीशियन या रिसेप्शनिस्ट संस्था के बारे में बहुत जल्दी अपनी राय बना लेता है। संस्था भी उनके बारे में उतनी ही तेज़ी से राय बना लेती है। SHRM Foundation के लिए Talya Bauer के ऑनबोर्डिंग गाइड में उल्लेख है कि "कर्मचारियों को नई नौकरी में खुद को साबित करने के लिए लगभग 90 दिन मिलते हैं।" इसका उल्टा भी सच है। कई लोग कुछ ही महीनों में तय कर लेते हैं कि उन्हें रुकना है या नहीं।
नर्सिंग में, इसकी लागत अच्छी तरह से प्रमाणित है। Christine Kovner और सहयोगियों द्वारा नए लाइसेंस प्राप्त रजिस्टर्ड नर्सों पर किए गए एक अमेरिकी पैनल अध्ययन में पाया गया कि लगभग 17.5% लोग एक साल के भीतर अपनी पहली नौकरी छोड़ देते हैं। हर शुरुआती विदाई का मतलब है एक नई भर्ती, एक नया ओरिएंटेशन और उन सहयोगियों पर अधिक दबाव जो उस कमी को पूरा करते हैं।
चेकलिस्ट से पहले एक और बात। हमारे अपने काम में, नए व्यक्ति को मिलने वाला गाइड कभी भी अंतिम नहीं होता। कोऑर्डिनेटर नोट करते हैं कि फ्लोर पर क्या काम कर रहा है, और विभाग के गाइड को उन्हीं नोट्स के आधार पर फिर से बनाया जाता है। एक नए व्यक्ति को नौकरी के पिछले साल के संस्करण से नहीं, बल्कि वर्तमान संस्करण से परिचित होना चाहिए।
ऑनबोर्डिंग के बारे में शोध क्या कहता है
समायोजन (Adjustment) के मापने योग्य हिस्से होते हैं। Journal of Applied Psychology में Bauer और सहयोगियों द्वारा किए गए एक मेटा-एनालिसिस में, जिसमें नए लोगों के 70 विशिष्ट नमूनों को शामिल किया गया था, एक सरल मॉडल का परीक्षण किया गया। भूमिका की स्पष्टता, आत्म-प्रभावकारिता और सामाजिक स्वीकृति, एक संगठन द्वारा नए लोगों के लिए किए जाने वाले कार्यों और जॉब संतुष्टि, प्रतिबद्धता, प्रदर्शन, बने रहने के इरादे और टर्नओवर जैसे परिणामों के बीच की कड़ी हैं। लेखकों ने बताया कि "परिणामों ने आम तौर पर इस मॉडल का समर्थन किया है।" सरल शब्दों में: लोग तब रुकते हैं और अच्छा प्रदर्शन करते हैं जब वे जानते हैं कि उनका काम क्या है, उन्हें विश्वास होता है कि वे इसे कर सकते हैं, और वे टीम द्वारा स्वीकार किए जाते हैं।
चार Cs (The four Cs)। Bauer का SHRM Foundation गाइड इसे चार आधार स्तंभों में बदल देता है। Compliance (अनुपालन) का अर्थ है "कर्मचारियों को बुनियादी कानूनी और नीति संबंधी नियमों और विनियमों को सिखाना।" Clarification (स्पष्टीकरण) का अर्थ है कि लोग अपनी नौकरी और उनसे क्या अपेक्षा की जाती है, इसे समझें। Culture (संस्कृति) औपचारिक और अनौपचारिक मानदंडों को कवर करती है। Connection (जुड़ाव) वे "महत्वपूर्ण पारस्परिक संबंध और सूचना नेटवर्क" हैं जो एक नए व्यक्ति को बनाने चाहिए। गाइड का अनुमान है कि केवल लगभग 20% संगठन औपचारिक रूप से इन चारों को संबोधित करते हैं। अधिकांश केवल compliance और कुछ clarification तक ही सीमित रह जाते हैं।
स्ट्रक्चर मायने रखता है, और स्ट्रक्चर का प्रकार और भी अधिक मायने रखता है। National Council of State Boards of Nursing ने इलिनोइस, नॉर्थ कैरोलिना और ओहियो के 105 स्वयंसेवी अस्पतालों को शामिल करते हुए ट्रांजिशन-टू-प्रैक्टिस प्रोग्राम पर एक बड़ा रैंडमाइज्ड अध्ययन चलाया, जिसे 2015 में Nancy Spector और सहयोगियों द्वारा प्रकाशित किया गया था। स्थापित प्रोग्राम वाले अस्पतालों में पहले वर्ष का टर्नओवर लगभग 12% था, जबकि सीमित प्रोग्राम वाले अस्पतालों में यह लगभग 25% था। फिर भी, नए मानकीकृत प्रोग्राम ने अपने पहले वर्ष में कंट्रोल अस्पतालों की तुलना में टर्नओवर को महत्वपूर्ण रूप से कम नहीं किया: 15% बनाम 16.7%। लेखक सुझाव देते हैं कि बड़ा प्रभाव डालने के लिए एक प्रोग्राम को एक वर्ष से अधिक समय तक चलने की आवश्यकता हो सकती है। NCSBN का सारांश बताता है कि बेहतर प्रोग्रामों में क्या समानताएं थीं: वरिष्ठ नेताओं द्वारा समर्थित एक औपचारिक प्रोग्राम, भूमिका के लिए शिक्षित एक प्रीसेप्टर, 9 से 12 महीने की अवधि, और फीडबैक के साथ सीखने, लागू करने और चिंतन करने का समय।
हम इस अध्ययन को महत्व देते हैं क्योंकि यह किसी की झूठी प्रशंसा नहीं करता है। ऑनबोर्डिंग तब सफल होती है जब कोई इसकी जिम्मेदारी लेता है और इसे पहले दिन के बहुत बाद तक सुचारू रूप से चलाता है। केवल एक बाइंडर काफी नहीं है।
90-दिवसीय चेकलिस्ट, चरण दर चरण
नीचे प्रत्येक चरण चार Cs से मेल खाता है। इन मदों को अपनी संस्था के अनुसार ढालें। स्ट्रक्चर को बनाए रखें।
पहले दिन से पहले
- जारी करने वाली संस्था के साथ लाइसेंस और पंजीकरणों को सत्यापित करें, और उनकी समाप्ति तिथियों के साथ अनिवार्य प्रमाणपत्रों को रिकॉर्ड करें।
- एक्सेस तैयार करें: बैज, यूनिफॉर्म, सिस्टम अकाउंट, लॉकर और पहले दो हफ्तों के लिए रोस्टर प्रविष्टियाँ।
- एक बडी (buddy) और क्लिनिकल भूमिकाओं के लिए एक प्रीसेप्टर नियुक्त करें। नए व्यक्ति के आने से पहले उन्हें ब्रीफ करें।
- पहले दिन के शेड्यूल, किससे मिलना है और कहाँ जाना है, इसके साथ एक छोटा स्वागत संदेश भेजें।
पहला सप्ताह
- Compliance (अनुपालन) को कवर करें: अग्नि सुरक्षा, संक्रमण रोकथाम, आपातकालीन प्रतिक्रिया, गोपनीयता और घटना रिपोर्टिंग।
- एक लिखित भूमिका विवरण और हस्ताक्षरित किए जाने वाले दक्षताओं (competences) की सूची, लक्षित तिथियों के साथ दें।
- नए व्यक्ति का परिचय केवल उनकी अपनी टीम से ही नहीं, बल्कि उन लोगों से भी कराएं जिन पर वे निर्भर करेंगे।
- सप्ताह के अंत में मैनेजर के साथ एक संक्षिप्त चेक-इन करें।
पहला महीना
- केवल हस्ताक्षर के बजाय, अवलोकन के माध्यम से अभ्यास में दक्षता (competence) साइन-ऑफ की प्रक्रिया पूरी करें।
- कम से कम साप्ताहिक रूप से बडी से मिलें। इन बातचीत को मूल्यांकन से अलग रखें।
- 30-दिवसीय समीक्षा आयोजित करें: क्या स्पष्ट है, क्या नहीं है, और किस तरह के सहयोग की कमी है।
90 दिनों तक
- मुख्य योग्यता (core competence) साइन-ऑफ पूरे करें, या स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करें कि कौन से साइन-ऑफ बाकी हैं और क्यों।
- 60-दिन और 90-दिन के रिव्यू आयोजित करें। Bauer की गाइड "नौकरी पर 30, 60, 90 और 120 दिनों" जैसे माइलस्टोन की सिफारिश करती है।
- नए कर्मचारी से पूछें कि किस वजह से वे लगभग नौकरी छोड़ने ही वाले थे, और उस एक चीज़ को सुधारें।
- नए योग्य क्लीनिशियन के लिए, 90 दिनों के बाद भी सपोर्ट की योजना बनाएं। नर्सिंग साक्ष्य 9 से 12 महीने के कार्यक्रमों की ओर इशारा करते हैं।
बडीज़, प्रीसेप्टर्स और साक्ष्य के साथ योग्यता
एक बडी और एक प्रीसेप्टर के काम अलग होते हैं। बडी एक समकक्ष संस्था का व्यक्ति है जो जुड़ाव और संस्कृति में मदद करता है: चीज़ें कहाँ हैं, किससे पूछना है, और काम वास्तव में कैसे चलता है। क्लीनिकल सेटिंग्स में, एक प्रीसेप्टर अभ्यास सिखाता है और उसका पर्यवेक्षण करता है। Bauer की गाइड उन नियोक्ताओं का उल्लेख करती है जो नए लोगों को नेविगेट करने में मदद के लिए एक बडी देते हैं, और NCSBN अध्ययन बेहतर परिणामों को उन प्रीसेप्टर्स से जोड़ता है जिन्हें इस भूमिका के लिए शिक्षित किया गया है। दोनों को सोच-समझकर चुनें, और उन्हें यह करने के लिए रोस्टर में समय दें।
योग्यता साइन-ऑफ भी समान देखभाल के पात्र हैं। The Joint Commission ओरिएंटेशन, जो "प्रारंभिक प्रशिक्षण और जानकारी प्रदान करने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रक्रिया है," को योग्यता से अलग करता है, जिसे वह "अवलोकन योग्य और मापने योग्य ज्ञान, कौशल, क्षमता और व्यक्तिगत गुणों का संयोजन" बताता है। यह प्रत्येक संस्था के लिए समय का निर्धारण नए कर्मचारी के शुरुआती स्तर और कार्य की जटिलता के आधार पर छोड़ देता है।
इसलिए, एक साइन-ऑफ में केवल हस्ताक्षर से अधिक रिकॉर्ड होना चाहिए। कौशल, तारीख, किसने देखा, किस स्थिति में और क्या परिणाम रहा, यह सब नोट करें। यदि किसी योग्यता का अभी तक अवलोकन नहीं किया गया है, तो सूची को खाली करने के लिए उसे टिक करने के बजाय 'अभी तक मूल्यांकन नहीं किया गया' के रूप में दिखाएं। बिना साक्ष्य के टिकों से भरी चेकलिस्ट किसी की रक्षा नहीं करती, विशेष रूप से मरीज की नहीं।
शुरुआती टर्नओवर को ईमानदारी से मापें
शुरुआती टर्नओवर इस बात का सबसे स्पष्ट संकेत है कि ऑनबोर्डिंग काम कर रही है या नहीं। इसे गलत तरीके से मापना भी आसान है। Kovner और उनके सहयोगियों ने दिखाया है कि टर्नओवर दरें इस बात से बदल जाती हैं कि उन्हें कैसे परिभाषित किया गया है, उदाहरण के लिए, क्या हर विदाई गिनी जाती है या केवल स्वैच्छिक विदाई। आंकड़ों को देखने से पहले परिभाषा तय कर लें।
- स्टार्ट कोहोर्ट के अनुसार ट्रैक करें। लोगों को उस तिमाही के आधार पर समूहबद्ध करें जब उन्होंने काम शुरू किया था। रिपोर्ट करें कि प्रत्येक कोहोर्ट में से कितने लोग 90 दिनों और 12 महीनों के भीतर चले गए।
- स्वैच्छिक को अनैच्छिक से अलग करें। NCSBN अध्ययन में, पहले वर्ष का स्वैच्छिक टर्नओवर 16% था और अनैच्छिक टर्नओवर 1% था। इनके अर्थ अलग हैं और इनके लिए अलग प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता होती है।
- जब संख्या कम हो तो संख्या (counts) दिखाएं। आठ के कोहोर्ट से दो लोगों का जाना 25% है, लेकिन यह अभी भी दो लोग ही हैं। दोनों बातें कहें।
- कारण पूछें, और उसे रिकॉर्ड करें। रिपोर्टिंग लाइन से बाहर के किसी व्यक्ति द्वारा की गई एक छोटी एग्जिट बातचीत, आपको प्रतिशत से कहीं अधिक बताती है।
- कारण का दावा न करें। यदि नए कार्यक्रम के बाद टर्नओवर कम होता है, तो अन्य चीजें भी बदल सकती हैं: वेतन, स्टाफिंग स्तर, जॉब मार्केट। जो आप जानते हैं वही कहें और जो नहीं जानते उसे भी स्पष्ट करें।
Refraction ऑनबोर्डिंग को कैसे संभालता है
Refraction Roadyom का पीपल सिस्टम है। ऑनबोर्डिंग स्टाफ रिकॉर्ड, ऑर्ग चार्ट, लीव, रोस्टर और प्रमाणपत्रों के साथ जुड़ा होता है, ताकि नए कर्मचारी की चेकलिस्ट, लाइसेंस और पहली शिफ्ट एक ही स्थान पर उपलब्ध हों। प्रत्येक चरण के लिए ओनर और तारीखें निर्धारित हैं। योग्यता साइन-ऑफ अपने साक्ष्य साथ रखते हैं, और बिना साक्ष्य वाली चीज़ें 'अभी तक मूल्यांकन नहीं किया गया' के रूप में दिखाई देती हैं। चेकलिस्ट की जांच आपकी संस्था के अपने फ्रेमवर्क नियमों के आधार पर की जाती है। Refraction गतिविधि को ट्रैक नहीं करता है, और न ही यह लोगों का न्याय करता है। मैनेजर और प्रीसेप्टर्स एक ही रिकॉर्ड देखते हैं, और निर्णय लोग स्वयं लेते हैं।
स्रोत
- नए कर्मचारियों की ऑनबोर्डिंग: सफलता को अधिकतम करना. SHRM Foundation, 2010.
- संगठनात्मक समाजीकरण के दौरान नए कर्मचारी का समायोजन: पूर्ववृत्त, परिणाम और विधियों की एक मेटा-एनालिटिक समीक्षा. Journal of Applied Psychology, 2007.
- अस्पताल सेटिंग्स में प्रैक्टिस ट्रांजिशन स्टडी. Journal of Nursing Regulation, 2015.
- प्रैक्टिस ट्रांजिशन स्टडी के परिणाम. National Council of State Boards of Nursing, 2026.
- नर्स टर्नओवर दर का क्या अर्थ है और दर क्या है?. Policy, Politics, & Nursing Practice, 2014.
- योग्यता मूल्यांकन बनाम ओरिएंटेशन. The Joint Commission, 2026.
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