زیادہ تر ٹیمیں اسباق لکھ تو لیتی ہیں لیکن ان پر عمل بہت کم کرتی ہیں۔ NASA کے آڈٹ میں کیا پایا گیا، Pause and Learn کیسے کام کرتا ہے، اور ایک ایسا لوپ جو ہر سبق کو حقیقی تبدیلی سے جوڑتا ہے۔
ابراہیم الکوبیسی · · 6 منٹ ریڈنگ ·
ہر پروجیکٹ ایک فہرست کے ساتھ ختم ہوتا ہے۔ کیا اچھا رہا، کیا غلط ہوا، اور ہم کیا مختلف کرتے۔ یہ فہرست فائل کر دی جاتی ہے۔ اگلا پروجیکٹ شروع ہوتا ہے، اور ٹیموں کے اعتراف سے کہیں زیادہ، وہ اکثر وہی غلطیاں دوبارہ دہراتی ہیں۔
مسئلہ شاذ و نادر ہی ریکارڈ کرنے کا ہوتا ہے۔ اصل مسئلہ ایک سبق کو پہچاننے اور اسے نافذ کرنے کے درمیان کا فاصلہ ہے۔ دنیا کے سب سے زیادہ دستاویزی اسباق سیکھنے کے پروگراموں میں سے ایک، NASA کے پروگرام نے اس فاصلے کی پیمائش کی ہے۔ اس کے نتائج پہلے آتے ہیں۔ اس فاصلے کو ختم کرنے والا ایک چھوٹا سا لوپ اس کے بعد آتا ہے۔
پہچان لینا، سیکھنے کے برابر نہیں ہے
ایک سبق تب پہچانا جاتا ہے جب کوئی اسے لکھ لیتا ہے۔ یہ تب سیکھا جاتا ہے جب ادارہ اس کی وجہ سے اپنا طرزِ عمل بدل لے۔ ان دونوں کے درمیان وہ بہت سا کام ہے جسے زیادہ تر 'lessons learned' کے عمل میں کسی کے سپرد نہیں کیا جاتا۔
پروجیکٹ اداروں پر ہونے والی تحقیق اس پیٹرن کا براہِ راست نام لیتی ہے۔ International Journal of Project Management میں، Duffield اور Whitty نے پایا کہ اسباق سیکھنے کے عمل شاذ و نادر ہی ہوتے ہیں، اور جب ہوتے ہیں، تو وہ "ادارہ جاتی سیکھنے کے بجائے اسباق کی شناخت" پر توجہ مرکوز کرتے ہیں۔ اس کا نتیجہ محض ایک دستاویز کی صورت میں نکلتا ہے۔ جبکہ مطلوبہ نتیجہ اگلے پروجیکٹ کے کام کرنے کے طریقے میں تبدیلی ہونا ہے۔ یہ دونوں الگ چیزیں ہیں، اور ان میں سے صرف ایک کو تیار کرنا آسان ہے۔
NASA کے اپنے آڈٹس میں کیا پایا گیا
NASA اسباق کو سنجیدگی سے لیتا ہے۔ وہ Lessons Learned Information System (LLIS) چلاتا ہے، اور اس کی طریقہ کار کی ضرورت NPR 7120.6، یعنی Lessons Learned Process، یہ طے کرتی ہے کہ اسباق کیسے جمع کیے جاتے ہیں، ان کی تصدیق کی جاتی ہے، ان کا جائزہ لیا جاتا ہے اور انہیں کوڈفائی کیا جاتا ہے۔ یہی وجہ ہے کہ اس کے آڈٹ ایک مفید ٹیسٹ کیس بن جاتے ہیں۔ اگر اسباق وہاں رک جاتے ہیں، تو وجہ ارادے کی کمی نہیں ہوتی۔
2001 میں، U.S. General Accounting Office (جو اب Government Accountability Office ہے) نے NASA کے پروگرام اور پروجیکٹ مینیجرز کا سروے کیا۔ جواب دینے والے 115 افراد میں سے:
- 27% سروے سے پہلے LLIS سے واقف نہیں تھے۔
- 17.5% نے وہ سبق نافذ کیا تھا جو انہیں LLIS کے ذریعے ملا تھا۔
- 58% نے کہا کہ موجودہ نظام انہیں صحیح وقت پر صحیح اسباق تلاش کرنے کی اجازت نہیں دیتا۔
GAO نے نتیجہ اخذ کیا کہ "اسباق کو معمول کے مطابق پہچانا، جمع یا شیئر نہیں کیا جاتا۔" سیکھنے کا عمل تو ہوا، لیکن زیادہ تر ریویوز اور ساتھیوں کے ساتھ گفتگو کے ذریعے، نہ کہ اس سسٹم کے ذریعے جو اس کے لیے بنایا گیا تھا۔
2012 میں، NASA کے Office of Inspector General نے اس سوال پر دوبارہ توجہ دی۔ انہوں نے 2005 اور 2011 کے درمیان شروع ہونے والے 28 سائنس اور اسپیس فلائٹ پروجیکٹس کا سروے کیا۔ سولہ پروجیکٹ مینیجرز نے کہا کہ انہوں نے LLIS کا استعمال کیا، اور ان میں سے صرف چھ نے اسے مفید پایا۔ بارہ نے اسباق فراہم کیے تھے۔ صرف دس کو اس سبق کو فراہم کرنے کی ضرورت کا علم تھا۔ مینیجرز نے اس سسٹم کو پرانا اور تلاش کرنے میں مشکل قرار دیا، اور بہت سے لوگوں نے اپنے پروجیکٹس کو اتنا منفرد سمجھا کہ ماضی کے اسباق ان پر لاگو نہیں ہو سکتے۔ OIG نے یہ بھی پایا کہ صرف دو NASA سینٹرز NPR 7120.6 پر مکمل عمل درآمد کر رہے تھے کہ وہ اپنے عمل کو کیسے چلاتے ہیں۔
یہ پیٹرن گیارہ سالوں تک مستقل رہا۔ اسباق محفوظ کیے گئے۔ بہت کم کو دوبارہ نکالا گیا۔ اور اس سے بھی کم نے کام کو بدلا۔
اسباق کیوں رک جاتے ہیں
آڈٹس کو غور سے پڑھیں تو تین وجوہات بار بار سامنے آتی ہیں۔ یہ اصول اسپیس فلائٹ سے کہیں زیادہ وسیع پیمانے پر لاگو ہوتے ہیں۔
- اسباق کہانیوں کی صورت میں لکھے جاتے ہیں، ہدایات کی صورت میں نہیں۔ یہ کہ کیا ہوا، اس پر ایک پیراگراف لکھنا عمل کرنا مشکل بنا دیتا ہے۔ یہ نہیں بتاتا کہ اب کون سا دستاویز، مرحلہ یا فیصلہ مختلف ہونا چاہیے۔
- اسباق کام سے الگ رہتے ہیں۔ ایک الگ ڈیٹا بیس مصروف لوگوں سے اسے تلاش کرنے کا کہتا ہے۔ زیادہ تر لوگ ایسا نہیں کریں گے، خاص طور پر شیڈول کے دباؤ میں۔ GAO نے پایا کہ مینیجرز نے سسٹم کے مقابلے میں ساتھیوں اور ریویوز سے زیادہ سیکھا۔
- کوئی چیک نہیں کرتا۔ ریکارڈ کرنے کو تو گنا جاتا ہے، لیکن عمل درآمد کو نہیں۔ جب واحد پیمانہ یہ ہو کہ کتنے اسباق ریکارڈ کیے گئے، تو ٹیمیں ریکارڈ کرنے میں بہت ماہر ہو جاتی ہیں۔
یہ ان میں سے کوئی بھی صرف ٹیکنالوجی کا مسئلہ نہیں ہے۔ ہر ایک ایک کڑی کا ٹوٹنا ہے: سبق اور اس چیز کے درمیان جسے اسے بدلنا چاہیے، اور اس تبدیلی اور اس شواہد کے درمیان کہ وہ تبدیلی واقع ہوئی ہے۔
Pause and Learn: پروجیکٹ کے دوران ہی سیکھنا
NASA Goddard Space Flight Center نے اس کا جزوی حل Pause and Learn نامی ایک طریقے سے پیش کیا۔ کلوز آؤٹ ریویو کا انتظار کرنے کے بجائے، پروجیکٹ ٹیم لائف سائیکل کے اہم نکات پر رکتی ہے اور مل کر Reflection کرتی ہے۔
جیسا کہ ایڈورڈ ROGERS اور باربرا FILLIP بیان کرتے ہیں، ایک معیاری سیشن ایک پروجیکٹ ٹیم کے 10 سے 20 افراد کو تقریباً 90 منٹ کے لیے اکٹھا کرتا ہے۔ اس میں پہلے سے منتخب کردہ چار یا پانچ موضوعات پر بات کی جاتی ہے اور تین سوالات کے ذریعے کام کیا جاتا ہے: کیا چیز بہتر رہی، کیا بہتر نہیں رہی، اور ہم کیا مختلف کرتے؟ ہر سیشن میں بنیادی اصول پڑھے جاتے ہیں۔ بحث کو ایک نالج میپ کے طور پر محفوظ کیا جاتا ہے، پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ اس کا جائزہ لیا جاتا ہے، اور بعد کے ورک شاپس میں شیئر کیا جاتا ہے۔ سیشنز کی منصوبہ بندی پروجیکٹ کے 'لیسنز لرنڈ' پلان میں کی جاتی ہے، نہ کہ صرف اس وقت بلایا جاتا ہے جب کچھ خراب ہو جائے۔
Pause and Learn دو چیزیں بالکل درست طریقے سے کرتا ہے۔ یہ یادداشت تازہ ہونے کے دوران اسباق کو محفوظ کرتا ہے۔ اور یہ گفتگو کو اسی ٹیم کے اندر رکھتا ہے جو اس پر عمل کرے گی۔ یہ خود بخود اس بات کی ضمانت نہیں دیتا کہ اگلا پروجیکٹ اس سبق سے فائدہ اٹھائے گا۔ اس کے لیے ایک مزید قدم کی ضرورت ہوتی ہے۔
اسباق سیکھنے کا ایک ایسا عمل جو عمل کے چکر کو مکمل کرتا ہے
نالج مینجمنٹ سسٹم کا بین الاقوامی معیار، ISO 30401، نالج مینجمنٹ سسٹم کے قیام، نفاذ، برقرار رکھنے، جائزے اور بہتری کے لیے ضروریات طے کرتا ہے۔ NIST Baldrige Excellence Framework، آئٹم 4.2 میں پوچھتا ہے کہ آپ تنظیمی علم کو کیسے بناتے اور مینیج کرتے ہیں، آپ بہترین طریقوں کو کیسے شیئر کرتے ہیں، اور آپ اپنے علم کو اپنے ادارے کے کام کرنے کے طریقے میں شامل کرنے کے لیے کیسے استعمال کرتے ہیں۔ دونوں کا مقصد ایک ہی ہے: علم کا ایک لائف سائیکل ہوتا ہے، اور اسے محفوظ کرنا صرف اس کا پہلا مرحلہ ہے۔
عملی طور پر، ایک ورکنگ لوپ کے تین مراحل ہوتے ہیں۔
1. چار شعبوں میں محفوظ کریں۔ ہر سبق کے لیے لکھیں کہ آپ کو کیا توقع تھی، اصل میں کیا ہوا، فرق کیوں آیا، اور آپ کیا تبدیلی کریں گے۔ آخری شعبہ سب سے اہم ہے۔ اگر کوئی ٹیم تبدیلی کا نام نہیں لے سکتی، تو وہ صرف ایک مشاہدہ ہے، سبق نہیں۔
2. سبق کو اس کے ہدف سے جوڑیں۔ ہر سبق کو اس طریقہ کار، چیک لسٹ، ٹیمپلیٹ یا فیصلے کی طرف اشارہ کرنا چاہیے جسے وہ تبدیل کرتا ہے۔ اس دستاویز کو اپ ڈیٹ کریں، اور لنک ریکارڈ کریں۔ اب سبق وہاں موجود ہوگا جہاں اگلی ٹیم کام کرے گی، نہ کہ کسی ایسے فولڈر میں جسے انہیں یاد رکھ کر کھولنا پڑے۔
3. چیک کریں کہ کیا اگلے پروجیکٹ نے اسے لاگو کیا ہے۔ جب بعد کا پروجیکٹ اس مرحلے پر پہنچے جہاں سبق اثر انداز ہوتا ہے، تو تصدیق کریں کہ اپ ڈیٹ شدہ طریقہ کار استعمال کیا گیا تھا۔ اگر ایسا کیا گیا، تو سبق لاگو ہو گیا۔ اگر نہیں کیا گیا، تو وجہ معلوم کریں۔ شاید تبدیلی واضح نہیں تھی، یا وہ مرحلہ چھوڑ دیا گیا تھا۔ وہ نتیجہ بذاتِ خود ایک سبق ہے، اور یہ واپس پہلے مرحلے پر چلا جاتا ہے۔
Roadyom میں ہمارا اصول دعوے سے پہلے ثبوت ہے۔ اسباق کے لیے، اس کا مطلب ہے کہ جب تک بعد کا کوئی کام اسے ظاہر نہ کرے، کچھ بھی سیکھا ہوا نہیں مانا جاتا۔ لہذا لوپ کو اس کے آخری مرحلے سے ناپیں۔ ایک سادہ اور مفید اشارہ یہ ہے: گزشتہ سال محفوظ کیے گئے اسباق میں سے کتنے کسی طریقہ کار سے جڑے ہوئے ہیں، اور ان میں سے کتنے اگلے پروجیکٹ کے ذریعے لاگو کیے گئے؟ اس تعداد کو بڑھانا اسباق کی صرف گنتی بڑھانے سے زیادہ مشکل ہے۔ یہ واحد پیمانہ ہے جو آپ کو بتاتا ہے کہ آیا آپ واقعی سیکھ رہے ہیں۔
ایسا سبق جو کسی تبدیلی کا نام نہ لے وہ صرف ایک مشاہدہ ہے۔ ایسی تبدیلی جسے بعد کا کوئی مرحلہ استعمال نہ کرے وہ صرف ایک ڈرافٹ ہے۔
Prism اس لوپ کو کیسے چلاتا ہے
Prism کسی ادارے کے فیصلوں اور علم کو کام کے مراحل کے طور پر محفوظ رکھتا ہے۔ ایک ٹیم کسی بھی مرحلے پر Pause and Learn کا ریکارڈ کھول سکتی ہے، جو توقع تھی اسے محفوظ کر سکتی ہے، کیا ہوا، کیوں ہوا، اور کیا تبدیلیاں آئیں، اور ہر سبق کو اس طریقہ کار سے جوڑ سکتی ہے جسے اسے اپ ڈیٹ کرنا چاہیے۔ Prism کسی سبق کو صرف اس وقت مکمل (infused) مانتا ہے جب وہ کسی طریقہ کار سے جڑا ہو اور بعد کے مرحلے میں اسے لاگو کیا گیا ہو۔ اس وقت تک، یہ 'اوپن' کے طور پر نظر آتا رہتا ہے۔ لوگ فیصلہ کرتے ہیں کہ کیا تبدیل کرنا ہے؛ Prism اس بات کا ریکارڈ رکھتا ہے کہ آیا وہ تبدیلی برقرار رہی یا نہیں۔
ذرائع
- Survey of NASA’s Lessons Learned Process (GAO-01-1015R). U.S. General Accounting Office (اب Government Accountability Office), 2001.
- Review of NASA’s Lessons Learned Information System (IG-12-012). NASA Office of Inspector General, 2012.
- Mapping Lessons Learned to Improve Contextual Learning at NASA. NASA Goddard Space Flight Center (E. W. Rogers, B. Fillip), NASA Technical Reports Server, 2016.
- Developing a systemic lessons learned knowledge model for organisational learning through projects. International Journal of Project Management 33(2) (S. Duffield, S. J. Whitty), 2015.
- ISO 30401:2018 Knowledge management systems — Requirements. International Organization for Standardization, 2018.
- Baldrige Excellence Builder 2021–2022 (Item 4.2, Information and Knowledge Management). NIST Baldrige Performance Excellence Program, 2021.
تبصرے
ROADYOM Prism میں شامل ہے
مزید جانیں
