Çıkarılan Dersler Neden Nadiren Bir Sonraki Projeyi Değiştirir

Her proje bir listeyle biter: Neler iyi gitti, neler yanlış gitti, bir dahaki sefere neyi farklı yapardık. Liste dosyalanır. Bir sonraki proje başlar ve ekiplerin itiraf ettiğinden çok daha sık bir şekilde, aynı hatalar tekrar yapılır.

Sorun nadiren kayıt altına almadır. Sorun, tanımlanan bir ders ile uygulanan bir ders arasındaki mesafedir. Dünyanın en çok belgelenmiş çıkarılan ders programlarından biri olan NASA, bu mesafeyi ölçtü. Önce bulgular gelir. Mesafeyi kapatan küçük bir döngü ise ondan sonra gelir.

Tanımlanmış olmak, öğrenilmiş olmakla aynı şey değildir

Bir ders, birisi onu yazdığında tanımlanır. Kurum, bu ders sayesinde farklı davrandığında ise öğrenilmiş olur. Bu ikisinin arasında, çoğu çıkarılan ders sürecinin kimseye görev olarak atamadığı büyük bir iş yükü bulunur.

Proje organizasyonları üzerine yapılan araştırmalar bu durumu doğrudan adlandırıyor. International Journal of Project Management'de Duffield ve Whitty, çıkarılan ders süreçlerinin nadiren gerçekleştiğini ve gerçekleştiğinde de "kurumsal öğrenmeden ziyade derslerin tanımlanmasına" odaklandığını buldu. Çıktı bir dokümandır. Hedeflenen sonuç ise bir sonraki ekibin çalışma biçimindeki bir değişikliktir. Bunlar farklı şeylerdir ve sadece birini üretmek kolaydır.

NASA'nın kendi denetimlerinin bulguları

NASA dersleri ciddiye alır. Lessons Learned Information System (LLIS) sistemini yürütür ve prosedürel gerekliliği olan NPR 7120.6 (Lessons Learned Process), derslerin nasıl toplandığını, doğrulandığını, değerlendirildiğini ve kodlandığını belirler. Bu da denetimlerini yararlı bir test vakası haline getirir. Eğer dersler orada takılıp kalıyorsa, sebep niyet eksikliği değildir.

2001 yılında, ABD Genel Muhasebe Ofisi (şimdiki Government Accountability Office), NASA program ve proje yöneticilerine bir anket uyguladı. Yanıt veren 115 kişiden:

• 27% ankete kadar LLIS'ten haberdar değildi.
• 17.5% LLIS aracılığıyla buldukları bir dersi uygulamıştı.
• 58% mevcut sistemlerin doğru derslere doğru zamanda ulaşmalarına izin vermediğini söyledi.

GAO, "derslerin rutin olarak tanımlanmadığı, toplanmadığı veya paylaşılmadığı" sonucuna vardı. Öğrenme gerçekleşiyordu ancak bu çoğunlukla sistem aracılığıyla değil, incelemeler ve meslektaşlarla yapılan görüşmeler yoluyla oluyordu.

2012 yılında, NASA Müfettiş Genel Müdürlüğü konuya geri döndü. 2005 ile 2011 yılları arasında başlatılan 28 bilim ve uzay uçuş projesini inceledi. On altı proje yöneticisi LLIS'i kullandığını söyledi ve bunlardan sadece altısı faydalı buldu. On iki kişi ders katkısında bulunmuştu. Sadece on kişi katkıda bulunma gerekliliğini biliyordu. Yöneticiler sistemi güncelliğini yitirmiş ve araması zor olarak tanımladı; birçoğu ise kendi projelerini geçmiş derslerin uygulanması için çok benzersiz gördü. OIG ayrıca, sadece iki NASA merkezinin kendi süreçlerini yürütürken NPR 7120.6 ile tam uyumlu olduğunu tespit etti.

Bu örüntü on bir yıl boyunca tutarlılık gösterdi. Dersler depolandı. Çok azı geri çağrıldı. Daha da azı işleyişi değiştirdi.

Dersler neden takılıp kalır?

Denetimleri yakından incelediğinizde üç neden sürekli karşınıza çıkar. Bunlar uzay uçuşlarının çok ötesinde geçerlidir.

• Dersler talimat olarak değil, hikaye olarak yazılır. Neler olduğuna dair bir paragraf üzerinde aksiyon almak zordur. Hangi belgenin, adımın veya kararın artık farklı olması gerektiğini söylemez.
• Dersler işten ayrı yaşar. Ayrı bir veri tabanı, yoğun çalışan insanlardan bir şeyler aramalarını ister. Çoğu, özellikle takvim baskısı altındayken bunu yapmayacaktır. GAO, yöneticilerin sistemden ziyade meslektaşlarından ve incelemelerden daha fazla şey öğrendiğini buldu.
• Kimse kontrol etmez. Kayıt altına alma sayılır, uygulama sayılmaz. Tek ölçüt kaç dersin kaydedildiği olduğunda, ekipler kayıt tutma konusunda çok uzmanlaşırlar.

Bunların hiçbiri tek başına bir teknoloji sorunu değildir. Her biri eksik bir halkadır: Ders ile değiştirmesi gereken şey arasındaki halka ve bu değişiklik ile gerçekleştiğine dair kanıt arasındaki halka.

Pause and Learn: Proje hala devam ederken öğrenmek

NASA Goddard Uzay Uçuş Merkezi, bu sorunun bir kısmını Pause and Learn adlı bir uygulama ile yanıtladı. Bir kapanış incelemesini beklemek yerine, proje ekibi yaşam döngüsünün anlamlı noktalarında durur ve birlikte Reflection yapar.

Edward Rogers ve Barbara Fillip'in tanımladığı şekliyle, standart bir oturum bir proje ekibinden 10 ila 20 kişiyi yaklaşık 90 dakikalığına bir araya getirir. Önceden seçilmiş dört veya beş konuyu kapsar ve üç soru üzerinden ilerler: ne iyi gitti, ne gitmedi ve bir dahaki sefere neyi farklı yapardık. Temel kurallar her oturumda okunur. Tartışmalar bir bilgi haritası olarak kaydedilir, proje yöneticisiyle gözden geçirilir ve sonraki çalıştaylarda paylaşılır. Oturumlar, sadece bir şeyler ters gittiğinde değil, projenin çıkarılan dersler planı kapsamında planlanır.

Pause and Learn iki şeyi doğru yapar: Dersleri hafıza tazeyken kaydeder ve diyaloğu, bu dersleri uygulayacak olan ekip içinde tutar. Ancak tek başına, bir sonraki projenin bu dersi devralacağını garanti etmez. Bunun için bir adım daha gerekir.

Döngüyü tamamlayan bir çıkarılan dersler süreci

Bilgi yönetim sistemleri için uluslararası standart olan ISO 30401; bir bilgi yönetim sisteminin kurulması, uygulanması, sürdürülmesi, gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi için gereklilikleri belirler. NIST Baldrige Mükemmellik Çerçevesi ise 4.2 maddesinde; kurumsal bilgiyi nasıl inşa edip yönettiğinizi, en iyi uygulamaları nasıl paylaştığınızı ve bilginizi kurumunuzun işleyiş biçimine öğrenmeyi dahil etmek için nasıl kullandığınızı sorgular. Her iki yaklaşım da aynı noktaya parmak basar: Bilginin bir yaşam döngüsü vardır ve kayıt süreci bunun sadece ilk aşamasıdır.

Uygulamada, işleyen bir döngü üç adımdan oluşur.

1. Dört alanda kaydedin. Her ders için; ne beklediğinizi, gerçekte ne olduğunu, farkın neden oluştuğunu ve neyi değiştireceğinizi yazın. En önemli alan sonuncusudur. Eğer bir ekip bir değişiklik tanımlayamıyorsa, bu bir ders değil, sadece bir gözlemdir.

2. Dersi hedefiyle ilişkilendirin. Her ders, değiştirdiği prosedüre, kontrol listesine, şablona veya karara işaret etmelidir. İlgili dokümanı güncelleyin ve bağlantıyı kaydedin. Artık ders, açılması gereken bir klasörde değil, bir sonraki ekibin çalışacağı yerde yaşar.

3. Bir sonraki projenin bunu uyguladığını kontrol edin. Daha sonraki bir proje, dersin etkilediği adıma geldiğinde, güncellenmiş prosedürün kullanılıp kullanılmadığını teyit edin. Eğer kullanıldıysa ders uygulanmış demektir. Kullanılmadıysa nedenini araştırın. Belki değişiklik net değildi ya da adım atlandı. Bu bulgu kendi başına bir derstir ve birinci adıma geri döner.

Roadyom'daki kuralımız: İddia öncesi kanıt. Dersler için bu, sonraki bir çalışma bunu göstermediği sürece hiçbir şeyin öğrenilmiş sayılmadığı anlamına gelir. Bu nedenle döngüyü son adımıyla ölçün. Basit ve faydalı bir gösterge şudur: Geçen yıl kaydedilen derslerin kaçı bir prosedürle ilişkilendirilmiş ve bunların kaçı sonraki bir proje tarafından uygulanmış? Bu sayıyı artırmak, sadece kaydedilen ders sayısını artırmaktan daha zordur. Ayrıca, gerçekten öğrenip öğrenmediğinizi size söyleyen tek gösterge budur.

Bir değişiklik tanımlamayan ders, bir gözlemdir. Sonraki hiçbir adımda kullanılmayan değişiklik ise sadece bir taslaktır.

Prism bu döngüyü nasıl yönetir

Prism, bir kurumun kararlarını ve bilgisini işin kendi adımları olarak saklar. Bir ekip, herhangi bir adımda bir Pause and Learn kaydı açabilir; ne beklendiğini, ne olduğunu, nedenini ve nelerin değiştiğini kaydedebilir ve her dersi güncellemesi gereken prosedürle ilişkilendirebilir. Prism, bir dersi ancak bir prosedürle ilişkilendirildiğinde ve sonraki bir adımda uygulandığında 'içselleştirilmiş' olarak sayar. O zamana kadar 'açık' olarak görünmeye devam eder. Nelerin değiştirileceğine insanlar karar verir; Prism ise değişikliğin kalıcı olup olmadığının kaydını tutar.

Kaynaklar

1. NASA'nın Çıkarılan Dersler Süreci Araştırması (GAO-01-1015R). ABD Genel Muhasebe Ofisi (şimdiki Government Accountability Office), 2001.
2. NASA'nın Çıkarılan Dersler Bilgi Sistemi İncelemesi (IG-12-012). NASA Müfettiş Genel Ofisi, 2012.
3. NASA'da Bağlamsal Öğrenmeyi İyileştirmek İçin Çıkarılan Derslerin Haritalandırılması. NASA Goddard Uzay Uçuş Merkezi (E. W. Rogers, B. Fillip), NASA Teknik Raporlar Sunucusu, 2016.
4. Projeler aracılığıyla kurumsal öğrenme için sistemik bir çıkarılan dersler bilgi modeli geliştirmek. International Journal of Project Management 33(2) (S. Duffield, S. J. Whitty), 2015.
5. ISO 30401:2018 Bilgi yönetim sistemleri — Gereklilikler. Uluslararası Standartlaştırma Organizasyonu, 2018.
6. Baldrige Excellence Builder 2021–2022 (Madde 4.2, Bilgi ve Bilgi Yönetimi). NIST Baldrige Performans Mükemmelliği Programı, 2021.

Yorumlar

AdınızYorumunuz

Yorumlar ekibimiz tarafından incelendikten sonra görünür. Lütfen hastaların veya meslektaşlarınızın kişisel bilgilerini paylaşmayın.

Yorum yap