نگرانی کے بغیر، فیلڈ نوٹس سے عملے کی ترقی تک کا سفر

نوٹس پہلے سے موجود ہیں۔ تصویر نہیں ہے۔

آپ تقریباً کسی بھی ہسپتال کے وارڈ، اسکول، کال سینٹر یا فیلڈ ٹیم میں جائیں اور آپ کو کوئی نہ کوئی ایسا شخص ملے گا جو لوگوں کے کام کرنے کے طریقے کے بارے میں نوٹس لکھ رہا ہے۔ ایک کوآرڈینیٹر دورے کا ریکارڈ رکھتا ہے۔ ایک کوچ شفٹ کے دوران ہونے والے واقعات کو نوٹ کرتا ہے۔ ایک سپروائزر کلائنٹ کے ساتھ مشکل گفتگو کے بعد ایک لائن لکھتا ہے۔

یہ نوٹس کسی بھی ادارے کے پاس اپنے فرنٹ لائن اسٹاف کے بارے میں سب سے ایماندارانہ معلومات میں سے ہیں۔ یہ کام کے قریب، ان لوگوں کے ذریعے لکھے جاتے ہیں جنہوں نے اسے خود دیکھا ہوتا ہے۔ پھر بھی یہ شاذ و نادر ہی کسی کام آتے ہیں۔ یہ نوٹ بکس، چیٹ تھریڈز اور شیئرڈ فولڈرز میں پڑے رہتے ہیں۔ چھ ماہ بعد، جب کوئی پوچھتا ہے کہ ایک شخص میں کتنی ترقی ہوئی ہے، تو جواب یادداشت اور تاثرات سے آتا ہے۔

مشاہدے کی کمی کسی میں نہیں ہے۔ جو چیز مفقود ہے وہ وہ مرحلہ ہے جو اسے شواہد میں بدل دے۔

ہم Reflection کو ایک زندہ ماڈل کے طور پر کوآرڈینیٹر کے گرد ڈیزائن کرتے ہیں۔ کوآرڈینیٹرز اپنے اندازِ گفتگو اور اپنے کام کرنے کے طریقے سے، اپنے ساتھیوں کے ساتھ اور ان کے سامنے، درست طریقہ کار کی یاد دہانی کراتے ہیں۔ ان کے نوٹس اسی کام کا عکس ہوتے ہیں۔ جب نوٹس کا کوئی مقصد نہ رہے، تو کام کا کوئی نشان باقی نہیں رہتا۔

فیڈ بیک اور کوچنگ کے بارے میں تحقیق کیا کہتی ہے

فیڈ بیک طاقتور ہے، دونوں سمتوں میں۔ اپنے وسیع پیمانے پر مانے جانے والے جائزے میں، John Hattie اور Helen Timperley فیڈ بیک کو سیکھنے پر سب سے مضبوط اثرات میں سے ایک قرار دیتے ہیں، لیکن یہ بھی نوٹ کرتے ہیں کہ "یہ اثر مثبت یا منفی دونوں ہو سکتا ہے۔" وہ مفید فیڈ بیک کو تین سوالات کے گرد ترتیب دیتے ہیں: میں کہاں جا رہا ہوں؟ میں کیسا جا رہا ہوں؟ آگے کہاں؟ وہ کام، عمل، خود کو منظم کرنے اور ذات کے بارے میں فیڈ بیک میں بھی فرق کرتے ہیں۔ ذات پر مرکوز فیڈ بیک، جو عام طور پر تعریف ہوتی ہے، ان کے الفاظ میں "شاذ و نادر ہی مؤثر" ہوتا ہے۔

غلط سمت میں دیا گیا فیڈ بیک حالات کو مزید خراب کر سکتا ہے۔ Avraham Kluger اور Angelo DeNisi نے فیڈ بیک مداخلتوں سے 607 اثرات کا تجزیہ کیا۔ اوسطاً فیڈ بیک نے کارکردگی کو بہتر بنایا، لیکن ایک تہائی سے زیادہ مداخلتوں نے اسے کم کر دیا۔ ان کی وضاحت یہ ہے کہ اثرات اس وقت کمزور ہو جاتے ہیں جب فیڈ بیک توجہ کو کام سے ہٹا کر ذات کی طرف لے جاتا ہے۔ ایک ایسا نوٹ جو کام کی وضاحت کرنے کے بجائے انسان پر فیصلہ سنائے، بالکل یہی خطرہ مول لیتا ہے۔

کوچنگ طریقہ کار کو بدل دیتی ہے۔ Matthew Kraft، David Blazar اور Dylan Hogan نے ٹیچر کوچنگ کے 60 مطالعوں کا مجموعہ تیار کیا جنہوں نے causal designs کا استعمال کیا تھا۔ انہوں نے تدریسی عمل پر اوسطاً 0.49 standard deviations اور طلباء کی کامیابی پر 0.18 کا اثر پایا۔ انہوں نے یہ بھی پایا کہ بڑے پروگراموں نے چھوٹے پروگراموں کے مقابلے میں صرف ایک چھوٹا سا اثر پیدا کیا۔ کوچنگ کام کرتی ہے، لیکن اسے بڑے پیمانے پر برقرار رکھنا مشکل ہے۔

بہتری کا تعلق ہدف شدہ مشق سے ہے۔ K. Anders Ericsson اور ان کے ساتھیوں نے ماہرانہ کارکردگی کو دانستہ مشق (deliberate practice) سے جوڑا: "ایسی سرگرمیاں جو کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے ڈیزائن کی گئی ہوں،" جو اکثر ایک استاد کے ذریعے سیشنز کے درمیان طے کی جاتی ہیں۔ Brooke Macnamara اور Megha Maitra کے بعد کے کام سے معلوم ہوا کہ مشق اب بھی اہم تھی، اگرچہ اس نے اصل مطالعے کے مقابلے میں کارکردگی کے فرق کی کم وضاحت کی۔ مفید سبق برقرار ہے: ترقی مخصوص مشق اور فیڈ بیک سے آتی ہے، عام حوصلہ افزائی سے نہیں۔

رویہ صورتحال پر منحصر ہوتا ہے۔ Walter Mischel اور Yuichi Shoda نے دکھایا کہ لوگ ہر جگہ ایک جیسا برتاؤ کرنے کے بجائے ایک مستقل پیٹرن میں برتاؤ کرتے ہیں، جیسے کہ "اگر یہ صورتحال ہے، تو یہ رویہ ہوگا۔" ایک نرس پریشان خاندان کے ساتھ پرسکون ہو سکتی ہے اور ہینڈ اوور کے دوران جلد بازی میں ہو سکتی ہے۔ دونوں باتیں درست ہیں۔ "اچھا بات کرنے والا" جیسا لیبل اس حقیقت کو چھپا دیتا ہے۔

نگرانی کے بغیر ترقی کے چھ اصول

تحقیق چھ اصولوں پر مشتمل ہے۔ ان کی قیمت نظم و ضبط کے سوا کچھ نہیں۔

• رویے کا مشاہدہ کریں، شخصیت کا نہیں۔ لکھیں کہ اس شخص نے کیا کیا اور کیا کہا۔ "سست،" "پر اعتماد" یا "مشکل" جیسے اوصاف کو چھوڑ دیں۔ اوصاف توجہ کو ذات کی طرف لے جاتے ہیں؛ رویہ اسے کام پر رکھتا ہے۔
• صورتحال کا نام لیں۔ "ریسپشن پر شکایت سننا" یا "نئے خاندان کے ساتھ پہلی ہوم وزٹ" آپ کو بتاتا ہے کہ مہارت کہاں ظاہر ہوتی ہے۔ وقت کے ساتھ، کئی بار مشاہدہ کی گئی ایک ہی صورتحال ایک منصفانہ موازنہ بن جاتی ہے۔
• کوچنگ کو ایویلیوایشن سے الگ رکھیں۔ اگر ہر نوٹ تنخواہ یا معاہدوں پر اثر انداز ہو سکتا ہے، تو لوگ خطرہ مول لینا چھوڑ دیتے ہیں اور کوچ ایمانداری سے لکھنا بند کر دیتے ہیں۔ سیکھنے کے لیے ڈویلپمنٹ ریکارڈ رکھیں۔ رسمی ایویلیوایشن کو ایک الگ اور واضح عمل بنائیں۔
• ایمانداری سے "ابھی تک جانچا نہیں گیا" ظاہر کریں۔ جب کسی مہارت کے لیے کوئی شواہد نہ ہوں، تو صاف کہہ دیں۔ ایک جملے یا خاموشی سے کسی لیول کا اندازہ لگانا ایک ایسا فیصلہ ایجاد کرنا ہے جو حقیقت میں کسی نے نہیں کیا۔
• انسان اپنا ریکارڈ خود دیکھ سکتا ہے۔ کسی کے بارے میں لکھا گیا ایسا ریکارڈ جو اس سے چھپایا جائے، نگرانی کہلاتا ہے۔ لیکن وہ ریکارڈ جسے وہ خود پڑھ سکے، اس پر سوال اٹھا سکے اور اس میں اضافہ کر سکے، ترقی کہلاتا ہے۔
• فیصلے انسان کرتے ہیں۔ سافٹ ویئر نوٹوں کو ترتیب دے سکتا ہے، گروپس بنا سکتا ہے اور ان کی گنتی کر سکتا ہے۔ لیکن اسے لوگوں کے بارے میں فیصلہ نہیں کرنا چاہیے۔ کسی شخص کی سطح، کردار یا مستقبل کے بارے میں فیصلے ان لوگوں کے پاس ہونے چاہئیں جو کام کو سمجھتے ہوں اور جن کا جوابدہ ٹھہرایا جا سکے۔

ایسا نوٹ کیسے لکھیں جو شواہد بن سکے

ایک مفید نوٹ چار سوالوں کے جواب دیتا ہے۔ اسے لکھنے میں ایک منٹ سے بھی کم وقت لگتا ہے۔

• کون۔ جس شخص کا مشاہدہ کیا گیا، اس کا نام واضح طور پر لکھا جائے تاکہ نوٹ کو بعد میں تلاش کیا جا سکے۔
• صورتحال۔ کہاں اور کب، ان الفاظ میں جو ٹیم روزانہ استعمال کرتی ہے۔ بار بار پیش آنے والی صورتحال کے لیے ایک ہی نام استعمال کریں۔
• انہوں نے کیا کیا۔ قابلِ مشاہدہ اعمال اور الفاظ۔ کردار کے بارے میں کوئی صفت (adjectives) استعمال نہ کریں۔
• کیا تبدیلی آئی۔ نتیجہ، اور طے شدہ اگلا قدم۔ یہ Hattie اور Timperley کے ماڈل میں "اگلا قدم کیا ہو" والا حصہ ہے۔

ایک ہی لمحے کے بارے میں دو نوٹوں کا موازنہ کریں۔

"سارہ آج مریض کے ساتھ بہت اچھی تھی۔ بہت خیال رکھنے والی ہے۔"

"سارہ، ایک بزرگ مریض کو ڈسچارج کی وضاحت دی۔ اس نے میڈیکیشن چارٹ استعمال کیا، مریض سے دوا کے اوقات دہرانے کو کہا، اور ایک غلطی درست کی۔ اگلا قدم: یہی عمل کسی خاندان کے فرد کی موجودگی میں آزمائیں۔"

پہلا نوٹ مہربان ہے لیکن خالی ہے۔ اس کا کسی چیز سے موازنہ نہیں کیا جا سکتا۔ دوسرا نوٹ ایک صورتحال کا نام لیتا ہے، رویے کو ریکارڈ کرتا ہے، اور مستقبل کی مشق طے کرتا ہے۔ تین ماہ میں لکھے گئے ایسے دس نوٹ یہ ظاہر کر دیں گے کہ آیا سارہ اس صورتحال میں ترقی کر رہی ہے، اور وہ کون سے پہلو ہیں جہاں ابھی اس کا امتحان نہیں ہوا ہے۔

چار عادات نوٹ کو بہتر بناتی ہیں۔ اسے اسی دن لکھیں۔ ایک نوٹ کو ایک ہی صورتحال تک محدود رکھیں۔ دوسرے ساتھیوں کا ذکر صرف تب کریں جب وہ اس لمحے کا حصہ ہوں۔ صحت، خاندان یا نجی تفصیلات سے پرہیز کریں جن کا کام سے کوئی تعلق نہ ہو۔

بکھرے ہوئے نوٹوں سے ترقی کی مکمل تصویر تک

جب نوٹ ایک خاص ڈھانچے پر مبنی ہوتے ہیں، تو تصویر خود بخود واضح ہو جاتی ہے۔ نوٹوں کو شخص اور صورتحال کے لحاظ سے گروپس میں تقسیم کریں۔ انہیں وقت کے لحاظ سے ترتیب دیں۔ ہر صورتحال کے لیے تین سوال پوچھیں: یہ کتنی بار مشاہدہ کیا گیا؟ پہلے اور تازہ ترین نوٹ کے درمیان کیا تبدیلی آئی؟ کس نے مشاہدہ کیا؟

خالی جگہوں کی اہمیت اندراجات جتنی ہی ہے۔ اگر ایک فرنٹ لائن ٹیم کے پاس مریض سے بات چیت کے بارے میں بہت سے نوٹ ہیں لیکن ہینڈ اوور کے بارے میں کوئی نہیں، تو اس کا مطلب یہ نہیں کہ ہینڈ اوور کمزور ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ کسی نے اسے دیکھا ہی نہیں۔ عملے کی ترقی کی ایک ایماندارانہ تصویر ان خالی جگہوں کو کھلے عام دکھاتی ہے، تاکہ کوچز کو معلوم ہو کہ انہیں اپنی اگلی ملاقات کہاں کرنی چاہیے۔

اعداد و شمار کے معاملے میں محتاط رہیں۔ نوٹوں کی گنتی یہ بتاتی ہے کہ کسی کا کتنی بار مشاہدہ کیا گیا، نہ کہ وہ کتنے اچھے ہیں۔ سطحوں کا تعین اس وقت ہونا چاہیے جب کوئی شخص شواہد کی ریڈنگ کرے اور فیصلہ کرے، اور عملے کے رکن کے لیے اس منطق کو دیکھنا ممکن ہو۔

Reflection یہ کیسے کرتا ہے

Reflection انہی اصولوں پر بنایا گیا ہے۔ کوآرڈینیٹرز اور کوچز وہی نوٹ لکھنا جاری رکھتے ہیں جو وہ پہلے سے لکھتے آ رہے ہیں۔ ہر نوٹ ایک نامزد صورتحال سے منسلک ہوتا ہے، اور ہر صورتحال کی ایک سطح ہوتی ہے، جہاں لیول 0 کا مطلب کم اسکور نہیں بلکہ 'ابھی تک جانچ نہیں کیا گیا' ہے۔ جب کوئی نوٹ ساتھیوں کا ذکر کرتا ہے، تو طے شدہ اصول نام تجویز کرتے ہیں، اور کسی بھی چیز کو لنک کرنے سے پہلے ایک شخص انہیں منظور کرتا ہے۔ عملہ اپنا ریکارڈ خود دیکھ سکتا ہے۔ Reflection شواہد کو منظم کرتا ہے؛ یہ کبھی بھی کسی شخص کے بارے میں خودکار فیصلہ نہیں کرتا۔

ذرائع

1. فیڈ بیک کی طاقت۔ Review of Educational Research, 2007۔
2. کارکردگی پر فیڈ بیک مداخلت کے اثرات: ایک تاریخی جائزہ، میٹا اینالیسس، اور ایک ابتدائی فیڈ بیک مداخلت کا نظریہ۔ Psychological Bulletin, 1996۔
3. تعلیم اور کامیابی پر ٹیچر کوچنگ کا اثر: علامتی شواہد کا میٹا اینالیسس۔ Review of Educational Research, 2018۔
4. ماہرانہ کارکردگی کے حصول میں جان بوجھ کر کی جانے والی مشق کا کردار۔ Psychological Review, 1993۔
5. ماہرانہ کارکردگی میں جان بوجھ کر کی جانے والی مشق کا کردار: Ericsson, Krampe & Tesch-Römer (1993) کا دوبارہ جائزہ۔ Royal Society Open Science, 2019۔
6. شخصیت کا ایک علمی-جذباتی نظام کا نظریہ۔ Psychological Review, 1995۔

تبصرے

آپ کا نامآپ کا تبصرہ

تبصرے ہماری ٹیم کی ریڈنگ کے بعد ظاہر ہوں گے۔ براہ کرم مریضوں یا ساتھیوں کی ذاتی تفصیلات شامل نہ کریں۔

تبصرہ پوسٹ کریں