ایک راؤنڈ ٹیم سے کیا ہوا وعدہ ہے: آپ ہمیں بتاتے ہیں کہ رکاوٹیں کیا ہیں، ہم کارروائی کرتے ہیں اور آپ کو جواب دیتے ہیں۔ یہ ٹیمپلیٹ اس وعدے کو نبھاتا ہے اور اس میں ناموں کو شامل نہیں کرتا۔
لیڈرشپ راؤنڈز پر کافی تحقیق ہو چکی ہے۔ نتیجہ بار بار یہی آتا ہے: راؤنڈ کے بعد کیا ہوتا ہے، اس کی اہمیت راؤنڈ سے زیادہ ہے۔
23 کلینیکل یونٹس میں ایک رینڈمائزڈ ٹرائل کے دوران، ایگزیکٹو واک راؤنڈز سے نرسوں کے سیفٹی کلائمٹ میں کوئی نمایاں مجموعی فرق نہیں پڑا۔
BMC Health Services Research829 ورک سیٹنگز اور 16,797 جوابات کے مطابق، جن سیٹنگز میں سب سے زیادہ راؤنڈز اور فیڈ بیک ہوئے، وہاں سیفٹی کلچر اسکور تقریباً 15 سے 27% زیادہ تھے۔ ایک کراس سیکشنل اسٹڈی: یہ ایک تعلق کو ظاہر کرتی ہے، وجہ کو نہیں۔
BMJ Quality & Safety56 ورک ایریاز میں 18 ماہ کے رینڈمائزڈ فیلڈ اسٹڈی سے معلوم ہوا کہ مینجمنٹ بائی واکنگ اراؤنڈ سے اوسطاً کارکردگی کو نقصان پہنچا۔ یہ وہاں مددگار ثابت ہوا جہاں سینئر مینیجرز نے اصلاحات کی ذمہ داری لی۔
Production and Operations ManagementLean کے gemba walk کا مطلب ہے "کارروائی کرنے سے پہلے براہ راست مشاہدے اور پوچھ گچھ کے ذریعے موجودہ صورتحال کو سمجھنا۔" کسی عمل کو سمجھنے کے لیے واک، کسی شخص کے معائنے کے لیے نہیں۔
Lean Enterprise Instituteلاگ میں کسی شخص کے نام کا کوئی کالم نہیں ہے۔ یہ جگہ، شفٹ اور صورتحال کو ریکارڈ کرتا ہے۔ جو چیز اچھی چل رہی ہو اسے بھی ریکارڈ کیا جاتا ہے۔
| تاریخ | علاقہ | شفٹ | کیٹیگری | جو ہم نے مشاہدہ کیا | بہتر یا رکاوٹ | متفقہ کارروائی | ذمہ دار | ہدف | حالت | ٹیم کو بتایا گیا | کھلے دن |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-11-05 | سرجیکل وارڈ | دن | فلو | سپلائی کباڑ صبح کے رش سے پہلے کے بجائے رش کے بعد دوبارہ بھر دیا جاتا ہے۔ | رکاوٹ | ڈیلیوری کا وقت 7:00 سے پہلے رکھیں۔ | سپلائی ٹیم | 2026-11-08 | درست کیا گیا | 2026-11-08 | 3 |
| 2026-11-05 | سرجیکل وارڈ | دن | کمیونیکیشن | ہینڈ اوور کی نئی شیٹ تمام زیر التواء نتائج کو ایک ہی جگہ رکھتی ہے۔ | بہتر چل رہا ہے | شیٹ وارڈ 3 کے ساتھ شیئر کریں۔ | وارڈ مینیجر | 2026-11-19 | شیڈول شدہ | 2026-11-07 | 7 |
| 2026-11-06 | مین ریسپشن | شام | کمیونیکیشن | آؤٹ پیشنٹ لفٹ کی طرف اشارہ کرنے والے نشانات ایک ایسے راہداری کی طرف اشارہ کرتے ہیں جو 18:00 کے بعد بند ہو جاتی ہے۔ | رکاوٹ | شام کے سائن بورڈز تبدیل کریں۔ | سہولیات | 2026-11-16 | کھلا | 6 | |
| 2026-11-07 | لانڈری | رات | آلات | لنن ٹرالیز کے دو پہیے ٹوٹے ہوئے ہیں؛ عملہ تھیلے ہاتھ سے اٹھا کر لے جا رہا ہے۔ | رکاوٹ | دونوں ٹرالیز کی مرمت کریں یا انہیں تبدیل کریں۔ | سہولیات | 2026-11-14 | بڑے افسران کو مطلع کیا گیا | 2026-11-09 | 5 |
| 2026-11-08 | فارمیسی | ہفتہ وار تعطیلات | حفاظت | فوری آرڈرز اسی شیلف پر رکھے ہوئے ہیں جہاں معمول کے آرڈرز ہوتے ہیں۔ | رکاوٹ | فوری آرڈرز کے لیے ایک الگ، لیبل شدہ شیلف۔ | چیف فارماسسٹ | 2026-11-13 | کھلا | 4 |
XLSX ان اشیاء کی نشاندہی کرتا ہے جن کی مقررہ تاریخ گزر چکی ہے، اور وہ اشیاء جو ایک ہفتہ پرانی ہیں جن کا ٹیم سے کوئی جواب نہیں ملا۔ دو مزید شیٹس: راستہ، اور ساتھ لے جانے کے لیے چیک لسٹ۔
| ☐ پہلے | راستے، وقت اور پچھلے راؤنڈ کے ادھورے کاموں کی تصدیق کریں۔ ٹیم کو بتائی گئی باتوں کو ریڈنگ کریں۔ |
|---|---|
| ☐ دورانِ کارروائی | پوچھیں کہ کیا چیزیں بہتر چل رہی ہیں اور کیا چیزیں رکاوٹ بن رہی ہیں۔ ایک مکمل عمل کا شروع سے آخر تک جائزہ لیں۔ |
| ☐ ریکارڈ کریں | ہر مشاہدے کے لیے ایک لائن، جس میں علاقہ، زمرہ اور وقت درج ہو۔ کوئی نام نہیں۔ لوگوں کی تصاویر نہیں۔ |
| ☐ تفویض کریں | فلوئر چھوڑنے سے پہلے ہر آئٹم کے لیے ایک ذمہ دار شخص اور ایک مقررہ تاریخ طے کریں۔ |
| ☐ فیڈ بیک دیں | کچھ ہی دنوں میں ٹیم کو بتائیں: ٹھیک ہو گیا، شیڈول ہو گیا، آگے بھیج دیا گیا، یا ممکن نہیں ہے اور کیوں۔ |
| ☐ جائزہ لیں | ماہانہ: بار بار آنے والے موضوعات، اب بھی ادھورے کام، وہ علاقے جہاں کبھی نہیں گئے یا جہاں سے کوئی مسئلہ سامنے نہیں آیا۔ |
راستہ اور ترتیب طے کریں
کون سا علاقہ کون کور کرے گا، کتنی بار، اور کس شفٹ میں۔ اس میں راتیں، ہفتہ وار تعطیلات، فارمیسی، کچن اور لانڈری شامل کریں۔ IHI ہفتہ وار راؤنڈز کے لیے کہتا ہے کہ وہ "بغیر کسی منسوخی کے" ہوں۔
صورتحال کا مشاہدہ کریں
ہینڈ اوور، اسٹوریج، سائن بورڈز، انتظار، آلات۔ پوچھیں کہ کیا اچھا رہا اور کس چیز نے لوگوں کی رفتار کم کی۔
سیکنڈوں میں ریکارڈ کریں
ایک لائن، موقع پر ہی لکھی ہوئی۔ اگر لکھنے میں گفتگو سے زیادہ وقت لگے گا، تو اسے چھوڑ دیا جائے گا۔
کچھ ہی دنوں میں کام مکمل کریں
فلوئر چھوڑنے سے پہلے ذمہ دار اور مقررہ تاریخ طے کریں۔ پھر ٹیم کو بتائیں کہ کیا ہوا، چاہے جواب 'ناں' ہی کیوں نہ ہو۔
مکمل ہونے والے کاموں کا حساب رکھیں
صرف مکمل شدہ راؤنڈز نہیں۔ ان دنوں پر نظر رکھیں جو کھلے رہ گئے ہیں، بار بار آنے والے موضوعات اور وہ علاقے جہاں سے کوئی مسئلہ سامنے نہیں آیا۔ خاموشی بھی ایک نتیجہ ہے۔
فوری اصلاحات سے آغاز کریں
وہ ٹیمیں جنہوں نے ایسے مسائل سے آغاز کیا جنہیں وہ جلد حل کر سکتے تھے، بہتر کارکردگی دکھا پائیں۔ جلد اور واضح اصلاح اعتماد پیدا کرتی ہے۔
تکمیل کی پیمائش کی جاتی ہے، لیکن تبدیلی کی نہیں۔
ایسا راؤنڈ جو افراد کی پروفائلنگ کرے، زیادہ دیر تک ایمانداری برقرار نہیں رکھ سکے گا۔ حالات کا اندراج کریں، لوگوں کا نہیں۔
لیڈرز آسان یونٹس کا دورہ کرتے ہیں اور راتوں کی ڈیوٹی، لانڈری اور لوڈنگ ڈاک کو نظر انداز کر دیتے ہیں۔
بغیر کسی ذمہ دار اور تاریخ کے کوئی بھی آئٹم محض ایک نوٹ ہے، کوئی عملی اقدام نہیں۔
عملہ ایک ہی ٹوٹے ہوئے دروازے کا تین بار ذکر کرتا ہے، اور پھر کچھ بھی بتانا بند کر دیتا ہے۔
ایسے راؤنڈز جن میں یہ بھی پوچھا جائے کہ کیا چیز بہتر چل رہی ہے، بہتر ٹیم ورک اور کم تھکن سے جڑے پائے گئے۔
ایک اسپریڈ شیٹ کھلنے کا انتظار کرتی رہتی ہے۔ جبکہ فلور پر کیے جانے والے راؤنڈ کے لیے ہاتھ میں کچھ ہونا ضروری ہے۔
- نوٹس بعد میں یادداشت کی بنیاد پر ٹائپ کیے جاتے ہیں، یا بالکل نہیں کیے جاتے۔
- جب لیڈر مصروف ہوتا ہے تو راؤنڈز رہ جاتے ہیں، اور کسی کو خبر بھی نہیں ہوتی۔
- غیر حل شدہ معاملات کھلے رہتے ہیں کیونکہ ذمہ دار نے انہیں دیکھا ہی نہیں۔
- آپ جو کچھ سیکھتے ہیں وہ کبھی ادارے کی گائیڈ تک نہیں پہنچ پاتا۔
ROADYOM Reflection
یاد دہانی کرانے والے راؤنڈز۔ سیکنڈوں میں نوٹس۔
Reflection is a mobile app for frontline teams. Departments plan rounds with reminders, coordinators document practice in seconds, and each observation stays linked to its owner and status until it is closed. Notes feed a living department guide and staff development from the field. People decide what to fix and how.
ناموں کا اندراج کیوں نہیں؟
کیونکہ راؤنڈ کا مقصد کام کے بہاؤ کو دیکھنا ہے۔ جب دورے کا مقصد کسی کو قصوروار ٹھہرانا ہو، تو عملہ سچ بتانا چھوڑ دیتا ہے۔ مریضوں اور صارفین کا اندراج بھی کبھی نہیں کیا جاتا۔
ہمیں کتنی بار راؤنڈ کرنا چاہیے؟
IHI کی WalkRounds رہنمائی ہفتے میں کم از کم ایک بار، بغیر کسی منسوخی کے راؤنڈ کرنے کا کہتی ہے۔ ایک ایسا معمول بنائیں جسے آپ برقرار رکھ سکیں، اور اوقات کو تبدیل کرتے رہیں تاکہ راتوں اور ویک اینڈز تک رسائی ممکن ہو۔
کیا یہ صرف ہسپتالوں کے لیے ہے؟
نہیں۔ یہ تحقیق ہیلتھ کیئر اور Lean سے لی گئی ہے۔ اسکولوں، بینکوں، سروس سینٹرز اور فیکٹریوں میں بھی فلور، قطاریں، ہینڈ اوورز اور اسٹوریج موجود ہوتے ہیں۔ بس ایریاز اور کیٹیگریز بدل لیں۔
فیڈ بیک کے طور پر کیا شمار ہوتا ہے؟
کچھ ہی دنوں میں ٹیم کو بھیجا گیا ایک مختصر پیغام: حل ہو گیا، شیڈول ہو گیا، آگے بھیج دیا گیا، یا ممکن نہیں ہے اور کیوں۔ ایک ماہ بعد کی مکمل رپورٹ سے بہتر ہے کہ فوری طور پر ایک چھوٹا سا نوٹ دیا جائے۔
کیا ہمیں اس بات کا اندراج کرنا چاہیے کہ کیا چیز بہتر چل رہی ہے؟
جی ہاں۔ ایسے راؤنڈز جن میں یہ پوچھا جائے کہ کیا چیز بہتر چل رہی ہے، بہتر ٹیم ورک، سیفٹی کلچر اور کم جذباتی تھکن سے منسلک پائے گئے۔
کیا ہم تصاویر لے سکتے ہیں؟
اگر آپ کی پالیسی اجازت دے، تو کسی ٹوٹی ہوئی ٹرالی یا الجھانے والے سائن بورڈ کی تصویر لی جا سکتی ہے۔ مریضوں، صارفین یا عملے کی تصویر کبھی نہ لیں۔
ذرائع (6)
- Patient Safety Leadership WalkRounds (tool). Institute for Healthcare Improvement, 2023.
- نرسوں کے سیفٹی کلائمٹ رویوں پر ایگزیکٹو واک راؤنڈز کے اثرات: کلینیکل یونٹس کا ایک رینڈمائزڈ ٹرائل (Thomas EJ et al.)۔ BMC Health Services Research 5:28, 2005۔
- لیڈرشپ واک راؤنڈز کے بعد فیڈ بیک فراہم کرنا بہتر مریضوں کے سیفٹی کلچر، ملازمین کی زیادہ شمولیت اور کم برن آؤٹ سے منسلک ہے (Sexton JB et al.)۔ BMJ Quality & Safety 27(4), 2018۔
- مینجمنٹ بائی واکنگ اراؤنڈ کی تاثیر: ایک رینڈمائزڈ فیلڈ اسٹڈی (Tucker AL, Singer SJ)۔ Production and Operations Management 24(2), 2015۔
- سیفٹی کلچر اور افرادی قوت کی فلاح و بہبود کا پازیٹو لیڈرشپ واک راؤنڈز سے تعلق (Sexton JB et al.)۔ Joint Commission Journal on Quality and Patient Safety 47(7), 2021۔
- Gemba Walk (Lexicon). Lean Enterprise Institute, 2020.
مفت، Excel اور CSV میں، انگریزی اور عربی میں۔